Ein zuverlässiger Dienstleister braucht eine gute Dokumentation aller Telefonate. Aber er hat keine Zeit dafür. Die Lösung ist:

ATele

Programm zur Dokumentation von Telefonaten

Es beginnt mit einem Telefonanruf…

ATele signalisiert eingehende Anrufe mit einem kleinen Fenster.

Noch vor der Annahme des Anrufs

• wird die Telefonnummer mit Namen des Kunden (z.B. Firma) und des Anrufers angezeigt,
• wird angezeigt, was wann notiert wurde (erfasste Tickets, Neueste oben).

Mit Beenden des Anrufs wird dessen Dauer gespeichert.

Durch Doppelklick wird ein neues Ticket erstellt. Darin vermerkt man was in diesem Anruf besprochen wurde und was noch zu tun ist. Hierzu können Worte und Wendungen angeklickt, ergänzt und geändert werden – wenn‘s schnell gehen soll. Das Ticket kann als „offen“ oder „erledigt“ gekennzeichnet werden.

Beim nächsten Anruf desselben Anrufers wird dieses Ticket zuoberst angezeigt….

Was bringt das Ganze?

Mit geringem Aufwand erhalten Sie eine perfekte Dokumentation.

Sofort sehen Sie wer was wann und mit wem abgesprochen hat.

Sie können in den Tickets suchen, wann / wo / wie ein bestimmtes Problem bearbeitet wurde.

Das System arbeitet im Netzwerk. Es können mehrere Mitarbeiter sehen wer anruft, nachlesen, was abgesprochen wurde usw…

Alle Mitarbeiter sehen eingehende Anrufe, den Anruf kann gleich der zuständige Mitarbeiter entgegennehmen.

Das Programm sieht so aus:

In der linken Tabelle (1) sind die Anrufe aufgelistet. Anrufe, zu denen ein Ticket erfasst wurde, sind grün hinterlegt. Mit Doppelklick auf eine Anrufzeile wird ein neues Ticket erzeugt. Hierin kann dokumentiert werden was besprochen wurde und was noch zu tun ist. Aus einer Auswahl können vorgegebene Wendungen übernommen werden.

In der mittleren Tabelle (2) sind alle mit „wichtig“ gekennzeichneten Kunden alphabetisch aufgelistet. Mit der Suchzeile über der Tabelle (2) können auch Kunden angezeigt werden, die nicht als wichtig gekennzeichnet sind. Durch Anklicken des Kunden aus Tabelle (2) werden in der rechten Tabelle seine Tickets aufgelistet, die neuesten zuoberst. Mit Doppelklick auf ein Ticket wird das Bearbeitungsfenster geöffnet.

Alle noch nicht abgeschlossenen Tickets sind farbig hervorgehoben.

Was braucht man dafür?

• Einen Windows-PC oder Notebook (oder mehrere PCs im Netzwerk)
• Eine Fritz!Box, über die die Telefonanrufe erfolgen (andere Geräte sind möglich, bitte anfragen)
• Die Software ATele

Was kostet ATele?

20 Euro / Monat / Arbeitsplatz inklusive Installation und Support, zzgl. Mwst, Abrechnung jährlich, keine Mindestvertragslaufzeit, ab 2. Lizenz: 10 Euro

Was gibts noch dazu?

Kundenordner

Jedem Kunden kann ein Ordner zugewiesen werden. Durch Klick auf einen Knopf wird der Ordner des jeweiligen Kunden geöffnet. Dieser Ordner kann Dateien und weitere Ordner enthalten. Hier können damit den Kunden betreffende Dokumentationen, Fotos, Pläne, Angebote… abgelegt werden. Ruft der Kunde an, sind die richtigen Daten sofort verfügbar.

Teamviewer- Modul + Kundenbericht

Nutzen Sie das Programm Teamviewer um auf Anlagen Ihrer Kunden zuzugreifen?

Mit einem Knopfdruck können Sie das Teamviewer- Protokoll in ATele einlesen.

Für jeden Kunden kann für einen ausgewählten Zeitraum ein Bericht erstellt werden, der chronologisch auflistet:

• alle Tickets des Kunden mit Datum und Text,
• alle Anrufe des Kunden (eingehend und ausgehend) mit Dauer und Telefonnummer,
• darunter die Summe der Minuten,
• alle Teamviewer- Sitzungen mit Zeit und Dauer und
• darunter die Summe in Minuten.

Statistikmodul mit Grafiken

Wieviel Telefon- Minuten werden jeden Tag benötigt?

Wie viele Telefon- Minuten gibt es in Summe an jedem Wochentag?

Welche 20 Kunden haben die meisten Telefon- Minuten?

Welche Support- Kunden haben die wenigsten Telefon- Minuten?

Modul FAQ

Beschreibung von Lösungen für häufig wiederkehrende Probleme in der täglichen Arbeit – eingeteilt in Kategorien und nach Text durchsuchbar.

Modul TAPI

Durch Klick auf eine Telefonnummer wählt ein per TAPI verbundener Telefonapparat diese Nummer.

Modul Kalender

Dieses Modul wird als eigenständiges Programm bereitgestellt. In einer Wochenübersicht werden spaltenweise die Arbeitstage dargestellt. Für jede Stunde können durch einfachen Klick Termine eingetragen werden. Die Termine können einem Kunden aus dem Kundenstamm von ATele zugeordnet werden. Je nach Mitarbeiter können die Termine farbig gekennzeichnet werden. Wurde mit dem Termin eine Erinnerung erfasst, so popt diese zur eingestellten Zeit auf.

Fehlt was?

Das System ist nach unseren Erfordernissen entstanden und wird intensiv genutzt. Sollten Sie Funktionen vermissen oder in anderer Weise benötigen, können wir das System an Ihre Erfordernisse anpassen.